Disse betingelser gælder for alle tjenester leveret af Go To Events (GTE) i henhold til det aftalte tilbud mellem kunden og GTE. Sammen udgør betingelserne og tilbuddet den samlede aftale (“Aftalen”) mellem parterne. 

Ændringer i aftalegrundlaget kan kun ske skriftligt og skal godkendes af begge parter. 

 

1. Pris og betaling

Kunden betaler de i tilbuddet angivne priser. Faktureringen sker i to rater: 

• Forudbetaling: 50 % af den samlede pris faktureres ved bookingbekræftelse. Betalingsfrist: 30 dage. Denne forudbetaling dækker reservation af lokation og/eller underleverandører og sikrer, at de nødvendige ressourcer er tilgængelige.

• Restbetaling: De resterende 50 % faktureres 60 dage før eventdatoen. Betalingsfrist: 30 dage.

Ved booking mindre end 60 dage før eventets afholdelse, faktureres hele beløbet samlet ved bookingbekræftelse.

Ved for sen betaling pålægges rente på 1 % pr. påbegyndt måned fra fakturadatoen.

Bemærk: Restbeløbet skal være betalt senest på dagen før afholdelse af eventet. Såfremt betaling ikke er modtaget rettidigt, forbeholder Go To Events sig retten til at aflyse eller udskyde arrangementet uden kompensation.

 

2. Kundens ansvar

For at GTE kan levere eventet som aftalt, skal kunden: 

• Sikre, at alle oplysninger i tilbuddet er korrekte. 

• Levere præcise og fyldestgørende informationer, der er nødvendige for planlægningen og afviklingen af arrangementet. 

• Træffe beslutninger rettidigt og sikre, at eventuelle godkendelser fra ledelsen eller andre relevante instanser indhentes i god tid. 

• Betale fakturaer rettidigt for at garantere booking af eksterne leverandører, venues og andre kritiske ressourcer. GTE kan ikke garantere tilgængelighed af specifikke leverandører eller lokationer, hvis betaling ikke er modtaget rettidigt. 

Hvis der opstår forsinkelser på grund af manglende information eller godkendelser fra kundens side, kan dette påvirke GTE’s mulighed for at levere arrangementet som aftalt. 

 

3. Fortrolighed

Parterne forpligter sig til at beskytte fortrolige oplysninger, som måtte blive udvekslet i forbindelse med aftalen. 

Fortrolige oplysninger må kun anvendes i forbindelse med opfyldelsen af aftalen og må ikke videregives til tredjepart uden skriftlig tilladelse. Undtaget herfra er oplysninger, der: 

• Allerede er offentligt tilgængelige. 

• Modtageren på forhånd var bekendt med. 

• Er videregivet uden restriktioner. 

• Skal oplyses ved lov eller myndighedskrav. 

 

4. Rettigheder

GTE bevarer fuldt og helt ejerskabet til samtlige metoder, processer, teknikker, koncepter, skabeloner, dokumenter, skitser, pris- og beregningsmodeller samt knowhow, der anvendes eller udvikles i forbindelse med et arrangement. Kundens adgang til en skræddersyet eventløsning medfører ikke nogen licens eller overdragelse af rettigheder til de bagvedliggende arbejdsmetoder, materialer eller ideer.

 

5. Omgåelse af tilbud og oplæg

5.1. Omgåelse af tilbud
Såfremt kunden har modtaget et tilbud fra GTE, må kunden ikke – direkte eller indirekte – anvende eller videreformidle tilbuddet, herunder sammensætningen af program, aktiviteter, underleverandører eller andre elementer, med henblik på at foretage hel eller delvis egenbooking uden GTE’s forudgående skriftlige samtykke.

Forbuddet omfatter også booking foretaget gennem kundens koncernforbundne selskaber, medarbejdere, konsulenter, agenter eller andre repræsentanter, samt booking via tredjemand på kundens vegne.

5.2. Konventionalbod (15%)
Ved kundens overtrædelse af pkt. 5.1 eller ved anvendelse af tilbudt program, aktiviteter eller underleverandører uden GTE’s skriftlige samtykke, forpligter kunden sig til at betale en konventionalbod svarende til 15% af den samlede tilbudte eventpris (ekskl. moms). Konventionalboden tilkommer GTE som rimelig dækning af de ressourcer anvendt på markedsføring, lokationsafklaring, tilbudsudarbejdelse, koordination og kommunikation. Betaling skal ske senest 10 kalenderdage fra GTE’s skriftlige påkrav. Kravet på konventionalbod udelukker ikke, at GTE kan kræve erstatning for dokumenteret tab i det omfang, tabet overstiger konventionalboden.

5.3. Definitioner og afgrænsning
a) Tilbudt periode omfatter (i) de datoer/tidsrum, der udtrykkeligt er angivet i GTE’s skriftlige tilbud, samt (ii) sæsonbestemte perioder, når tilbuddet angår arrangementstyper, der sædvanligvis afholdes inden for en sæson.

Dette omfatter bl.a.:
Julefrokostsæsonen, forstået som den periode hvor julefrokoster sædvanligvis afholdes (fx november–januar), og

Sommerfestperioden, forstået som den periode hvor sommerfester sædvanligvis afholdes (fx maj–september).

Er der i tilbuddet angivet en primær dato uden særskilt periodeangivelse, anses den tilbudte periode som udgangspunkt for at omfatte et nært tidsvindue omkring den angivne dato (fx 14 kalenderdage før og 14 kalenderdage efter), medmindre andet fremgår af tilbuddet.

b) Lignende event omfatter arrangementer af samme eller overvejende tilsvarende karakter, formål eller deltagerprofil (fx firmafest, sommerfest, julefrokost, teambuilding, kundeevent, produktlancering el.lign.).

c) Forbuddet i pkt. 2 gælder ikke, hvis kunden dokumenterer, at der forud for modtagelsen af GTE’s tilbud forelå en bindende og skriftligt dokumenteret aftale om booking af samme lokation og periode, eller hvis GTE skriftligt har givet samtykke til kundens egenbooking.

5.4. Fortrolighed
Oplysninger om lokationer, kontaktpersoner, kapaciteter, priser, programoplæg og øvrige kommercielle vilkår, som kunden modtager fra GTE i forbindelse med tilbud og planlægning, er fortrolige og må ikke videregives eller anvendes til at omgå GTE.

Dette gælder også programmets indhold, rækkefølge og underleverandører, som anses for fortrolige og kun må anvendes til vurdering af GTE’s tilbud.

5.5. Varighed og beståen
Forpligtelserne i dette afsnit træder i kraft ved kundens modtagelse af det skriftlige tilbud og består uafhængigt af, om kunden accepterer tilbuddet. Bestemmelserne i pkt. 2–5 består i enhver henseende, uanset ophør af forhandlinger eller samarbejde.

 

6. Accept og reklamation

Kunden skal acceptere Ydelsen, som opfylder krav specificeret i aftalen. Ved evt. reklamation over ydelsen gælder følgende: 

• Eventuelle fejl eller mangler skal meddeles GTE uden unødig forsinkelse. 

• Når en reklamation modtages, skal GTE have en rimelig tidsperiode til at udbedre fejlen afhængigt af problemets omfang. 

• Dersom kunden undlader straks at reklamere over manglen til GTE, tager Ydelsen i brug før accepten heraf eller unødigt forsinker påbegyndelsen af acceptproceduren, anses Ydelsen for at være accepteret af kunden. 

 

7. Ansvar og skader

• GTE’s erstatningsansvar kan aldrig overstige det beløb, kunden har betalt for den specifikke ydelse. 

• GTE kan ikke holdes ansvarlig for indirekte tab såsom tabt fortjeneste, mistede besparelser eller andre økonomiske konsekvenser. 

• Hvis der opstår skader på inventar eller udstyr under arrangementet, som skyldes kundens deltagere, vil kunden blive faktureret for disse skader efterfølgende. 

 

8. Medarbejdere og underleverandører

• GTE vil efter bedste evne forsøge at imødekomme kundens ønsker om specifikke medarbejdere til arrangementet. 

• GTE forbeholder sig retten til at disponere over egne medarbejdere og anvende underleverandører, hvis det vurderes nødvendigt for at levere arrangementet i den aftalte kvalitet. 

 

9. Deltagerantal

Det endelige deltagerantal tager udgangspunkt i det deltagerantal, der er angivet i det accepterede tilbud, medmindre at der i processen frem mod eventet er justeret i dette antal. I så fald er dette antal gældende.

Det endelige deltagerantal kan senest ændres 8 dage før eventdato. Det bekræftede deltagerantal på dette tidspunkt er bindende og udgør det endelige minimumsantal, som danner grundlag for planlægning, booking og bestilling af blandt andet lokation, forplejning, drikkevarer, bemanding og øvrige leverancer.

Såfremt der ønskes tilføjet yderligere deltagere efter denne frist, kan dette alene ske efter forudgående koordinering og skriftlig godkendelse fra Go To Events ApS. Eventuelle merdeltagere vil blive faktureret særskilt i henhold til gældende priser.

Disse vilkår er gældende, medmindre andet udtrykkeligt er skriftligt aftalt mellem parterne.

10. Afbestilling

• Afbestilling af arrangementet skal ske skriftligt senest 60 dage før eventdatoen. 

• Ved afbestilling tilbageholder GTE 25 % af den samlede eventpris for at dække administrative omkostninger og forberedelser, der allerede er foretaget, herunder eventuelle forudbetalte omkostninger til eksterne leverandører og venues, som ikke kan refunderes. 

• Hvis et tilbud er accepteret, men forudbetalingen tilbageholdes af kunden, vil opkrævningen blive håndteret gennem en tredjepart. 

 

11. Mad og drikke

Menuforslag, drikkevarer og øvrige madrelaterede ydelser er vejledende og kan variere fra det i tilbuddet beskrevne, bl.a. afhængigt af sæsonens råvarer, leverandørernes sortiment og tilgængelighed. Vi tager forbehold for udsolgte varer og leverer i sådanne tilfælde tilsvarende eller bedre alternativer af samme kvalitet. Mindre ændringer i menuen giver ikke ret til prisreduktion.

 

12. Korrespondance

Kunden anerkender, at: 

• GTE og kunden må korrespondere og udveksle dokumentation via e-mail, medmindre kunden udtrykkeligt frabeder sig dette. 

• Ingen af parterne er ansvarlig for funktionen, driftssikkerheden, rådigheden, eller sikkerheden for e-mail. 

• GTE skal ikke hæfte for noget tab eller nogen udgifter, skader eller gener, som måtte opstå som følge af tab, forsinkelse, opfangelse, forvanskning eller ændring af nogen e-mail af årsager, som GTE ikke har nogen rimelig indflydelse på. 

 

13. Tvister

Aftalen er underlagt dansk ret og der gælder følgende: 

• Medmindre parterne aftaler andet, skal eventuelle tvister afgøres i overensstemmelse med Det Danske Voldgiftsinstituts “Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut”. 

• Voldgiftsretten skal have sæde i København, og retsforhandlingerne skal foregå på dansk, medmindre voldgiftsretten bestemmer andet i det enkelte tilfælde. 

 

14. Øvrige bestemmelser

• GTE forbeholder sig retten til at nævne kundens navn og anvende kundens logo samt en generel beskrivelse af den leverede ydelse i præsentationer, cases og markedsføringsmateriale – fx på hjemmeside, i salgspræsentationer og på sociale medier.
• Derudover kan GTE anvende stemningsbilleder, video og andet visuelt indhold fra events, hvor vi har leveret ydelser. Dette sker med respekt for GDPR og god skik – og uden at vise enkeltpersoner og kundens brand i fokus, medmindre der foreligger særskilt samtykke.
• Hvis kunden ikke ønsker, at GTE benytter content fra det pågældende event, skal dette meddeles i forbindelse med booking af eventet.
• Såfremt Go To Events stiller med fotograf eller videograf på egen regning som en del af arrangementet, leveres efterfølgende en stemningsvideo og et udvalg af billeder til fri brug for kunden – f.eks. til intranet, SoMe, nyhedsbreve eller som et minde, der kan deles med medarbejdere eller benyttes til employer branding. Stemningsbilleder og videoklip kan desuden indgå som en del af Go To Events’ generelle inspirationsmateriale og interne oplæring
• Kunden accepterer at kunne blive bedt om en skriftlig udtalelse eller reference om samarbejdet. Eventuelle praktiske detaljer aftales individuelt.
• Aftalen kan ikke overdrages uden skriftligt samtykke fra begge parter.
• Denne aftale skaber ikke et partnerskab, joint venture eller agentforhold mellem parterne. Begge parter er uafhængige kontrahenter.